作為一家主要以銷售為主要業務的貿易型企業，在匯泉洋酒約350人的員工中，銷售人員占比達到了80%，一年為拓展業務發產生的差旅費、業務招待等各類費用報銷單高達3w余張。3w張報銷單據，對于原先的匯泉洋酒的財務人員而言，并不是什么輕松的事。銷售人員每月線下集中報銷一次，每張單據純人工審核：發票驗真查重，是否符合費用報銷標準，是否超出費用預算，對于總共只有10余人的財務部門來說，只能是勉力支撐。

匯泉洋酒遇到的問題：

?員工線下報銷，提單過程繁瑣，單據流轉周期長；

?領導審批不靈活，耗時久，報銷時效低；

?紙質單據與憑證數量多，信息復雜，財務審計審核工作量巨大；

?無可視化數據報表，管理者難以及時發現問題，調整管理策略。

而如今，匯泉洋酒業務不斷壯大，需要處理的報銷單量從3w余張增加至5w張，但“未添人”的財務部門也能滿足當下的業務需要，快速有效地處理業務上的費用問題。

這一切的變化都始于匯泉洋酒開始推進費用報銷數字化。

02 “數字化勞動力”讓企業加量不加人

?報銷單處理量從3w增至5w,財務人員0增加

?業務端報銷頻次從1月1次提升至1周1次，差旅報銷時間成本耗用節省30%

在匯泉洋酒選型時，萬總坦言到一開始考慮過國外的報銷系統，但通過深入對比后，發現國外的報銷系統成本比較高，而系統中設置的一些準則與規則也與和本土企業的使用習慣不同，本土的報銷產品更適合國內的企業，成本更低，靈活性更高。

智能報銷：智能識票減輕員工填單負擔；智能審核能力讓業務端與財務端減少溝通成本；憑證集成、多維費控等能力減輕財務低價值的重復工作的負擔，并幫助企業提升財務管控效率；

在這樣一個“數字化勞動力”的助攻下，人員提效的效果是十分明顯的。業務單據雖增加50～60%，但財務在無添人的情況下，也能快速處理響應。業務端不用手工填寫報銷單，智能識票能力和智能審核能力能夠快速幫助判斷，發票的問題，也能根據預設的財務制度和預算情況智能判斷該單據的問題，不用來回溝通拖慢審核進度，財務審核工作減輕，而銷售人員報銷頻次也從1個月提升至每周報銷一次，大大減輕了員工的墊資壓力。

生態平臺對接：實現多系統穩定對接，從出差申請到機酒預訂，員工全程無需切換系統，擁有絲滑的出差體驗。

對于有大量出差需求的匯泉洋酒的業務端來說差旅報銷輕松了許多，業務人員不用切換于多個APP進行機票、餐飲等的預訂，在報銷系統中即可完成，大大縮短差旅報銷所占用的時間，將時間投入拓展業務中去。

03 費控數字化可以作為企業數字化轉型的入門首選

談到匯泉洋酒企業目前的數字化建設情況，萬總表示公司財務端和供應鏈端數字化程度已經達到70%-80%，接下來的精力也將重點放在提升業財融合的精細化程度上，提升數據分析能力為企業決策提供有力支撐。

在回顧匯泉洋酒的數字化建設之路，萬總有以下幾點實踐建議：

1. 數字化建設不是線下流程的照搬。企業在做戰略規劃的時候，首先要先考慮清楚當下的業務適不適合做數字化轉型。數字化轉型不只是把線下的東西直接搬到線上去，引進新技術的同時，也要梳理好業務流程，將不規范的流程規范化；另外，系統上線之后，一定要糾正習慣，切換的新模式中去，否則管理隱患依舊不會暴露，也會導致數字化的失敗。

2. 推動項目，高層決策者這個角色很重要。因為在項目推進過程中，容易暴露出一些管理方面的問題，一些破舊立新的阻力，因此一定要有在企業中話語權比較重的這樣一個角色的支持和協調。

3. 費用報銷數字化可以作為企業數字化轉型的入門首選，尤其是快消、金融等行業。如果傳統企業轉型，費用報銷是一個非常好的切入口，接觸面比較廣，流程比較規范，更容易梳理；此外，很多數字化項目需要1～1.5年的沉淀，它的作用才會顯現出來。而報銷數字化周期較短，收效快、管理的不合規性會明顯下降，能夠在各個方面建立信心。

4. 無論是CFO或是CIO，懂業務是關鍵。財務數字化項目由誰來主導不是最主要的問題，要深入業務，懂業務，帶著為業務提效降本的心態去服務而不是管控。

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