近日，每刻科技對美創科技財務數字化項目負責人張劍進行了一次采訪，來聊一聊他在負責財務數字化項目中的一些故事以及財務數字化給美創科技帶來的影響和變化。

01 數字化報銷助力B2B企業成本管控

據張劍介紹，美創科技經常發生差旅費報銷的人員占總人數的50%以上，主要集中在銷售側，包括售前和售后以及交付人員，散落在各個分支機構。而美創科技目前的管理模式是由總部統一進行財務核算，因此，報銷業務采用了分工協作的模式。在出差頻繁的一些主要分支機構，美創科技配置了一個崗位對報銷單進行預審，隨后定期將發票寄往總部，由總部報銷業務組人員進行復核、報銷。

但在上線每刻報銷之前，美創科技原先使用的費用報銷系統功能過于簡單，無法滿足這種協作業務模式的需求。導致員工報銷周期過長，財務人員重復工作負擔重，對于報銷審核的準確性來說也是一個挑戰。

此外，人力成本的管控也是企業必須考量的因素。隨業務規模的不斷增長，報銷業務量隨之增加，但相對應的人力資源不可能無限投入，美創科技也期望能通過數字化最大程度地實現費用成本管控并優化費用處理流程。

2021年9月，切換為每刻報銷后，美創科技報銷業務的處理效率和管控能力得到了極大的改善，并且在不久前，美創科技與每刻報銷的合作更進一步，在報銷的下游流程賬務處理環節，完成了費用憑證自動化。總部財務費用組成員精簡至2人，卻也穩穩地承接住了企業日益發展的需求。

02 費用憑證全流程自動化，告別手工賬

用了‘憑證直連’功能后，我就不想用原來的手工方式記賬了，如果規則設置好了就能自動記賬，我為什么要手動一個個地去錄入呢？

美創科技在不久前剛剛落地了“憑證直連”這個功能，即在每刻報銷中一筆費用完成后，系統可以自動根據規則推送記賬憑證到ERP中，而在此之前，這個過程少說需要2天的時間。原先的方式是需要將報銷系統的報銷單據明細全部導出到Excel表中，然后按照人工對數據進行處理，再批量編輯成模版導入ERP中，步驟比較繁復，中間校錯的情況也比較多。

“上了憑證直連以后，這塊的工作基本上2、3個小時就能完成了，效率提升效果是非常大的。就是因為這一個個提升點成為了我們推動財務數字化非常強的動因，我們希望在財務工作中，這些標準化的核算如果能用數字化替代就替代掉，這樣才能釋放出人的精力進行數據統計分析，為管理提供更有效的信息。我始終認為，會計的價值在數據管理，而不是基礎的核算。”張劍如是說。

｜每刻“憑證直連”功能介紹

每刻提供標準的自動生成憑證能力，支持常見10多類ERP系統50+版本的集成，會計人員在完成支付工作后，系統根據預置的賬務規則，自動生成會計憑證，并通過憑證接口將憑證信息同步至企業財務系統，確保生成的憑證符合財務需求，實現業、財口徑一致。

03 美創科技財務數字化的挑戰與應對

變革往往與挑戰共存，在推動財務數字化轉型的過程中也是如此。談及過往數字化項目的經歷與經驗，張劍也提出他的看法與理解：

“沒有數字化思維”“數字化人才缺失”是導致很多企業數字化項目推進不順利，落地效果不好非常普遍的因素之一。

數字化轉型往往是向管理層的管理思路、員工以前的工作習慣和舒適區發起挑戰。

“我理解很多會計人員對既有的作業方式更熟悉習慣，日常工作又比較繁忙，每每想及數字化轉型，既需要改變習慣，還需要額外投入精力學習和調試系統，可能會感覺一種畏難情緒和不適應。

但當傳統作業方式無法滿足日益復雜的企業發展問題時，通過財務數字化系統對異常項目進行系統智能審核+人工個性復核的雙重審核，為費用審核工作質量和效率帶來極大的提升，這是非常喜人和令人振奮的。因此，對傳統費用管控模式的變革，通過應用數字化工具是利大于弊的，我覺得就應該堅定地去推動它，去‘信任’它，發現了問題就反饋、調整、解決，日臻完善。

如果現在還是堅持傳統的費用審核方式一張張去審核，業務量小的時候還能支持，等企業發展起來了，需要審核的量上去了，工作時間是有限的，公司也不可能無止境的投入人力資源，所以，企業一定是需要借助數字化能力的，數字化思維一定要有。”張劍講到。

管理是靈活的，沒有固定的標準，只有最適合的方式。

美創科技主要采用的是“剛柔并濟”的管理模式，通過數字化系統來落地剛性管理，但同時不失彈性，存有柔性的一面，對于異常、超標的費用也絕不是“一刀切”的處理方式。

“異常的或者超標的這種費用項目，我們就會研究、分析這個問題，如果發生的頻次變高或成規模的時候，確實是需要修訂制度或者流程的，會相應的進行一個修訂，并在系統內進行規則的調整。 ”

這種“剛柔并濟”的管理風格也運用于推動數字化項目上。

張劍表示，在做數字化項目規劃的時候，要充分考慮與業務的銜接與協同。在推進項目受阻時，要根據具體情況研究和分析數字化轉型的必要性。如果是非做不可的，那就需要無條件執行；在其他情況下，可以通過與業務部門協商，根據業務的實際需求和合理性來進行商量，以“有利于整體效率”作為目標去進行討論及達成共識，將項目推動下去。

所謂數字化，往往需要企業達到與之相匹配的規模，才能真正發揮出它的作用和價值，如何用最小的代價獲得最大的價值？

談到產品使用情況時，張劍表示，在不同的企業規模下，使用產品的“深度”會不一樣。就比如數字化會涉及到大量的數據處理和分析，在企業規模較小時，數據量可能相對較小，對數據分析的需求也相對較低；而在大規模企業，數據量龐大，數字化能夠更好地幫助管理者從海量數據中獲取有價值的信息。因此，選擇一種能低成本、收益最大化，能夠伴隨公司成長需求的產品也是非常重要的。

｜總結

財務數字化不僅僅是工具和系統的應用，更需要企業的數字化思維以及具備數字化能力的團隊。變革總是伴隨著一些阻力，但正如張劍所言，數字化并非一勞永逸的事情，而是需要持續關注、反饋和調整的過程。逐步推動數字化，不斷優化，才能真正發揮數字化的效益。隨著數字化的深入，企業將能夠更加靈活地應對業務變化，提高管理效率，實現可持續發展。

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